Pembelajaran Penulisan (6)

TEKNIK PENULISAN LAPORAN

Subagio S.Waluyo

Pendahuluan

            Selama ini kita selalu beranggapan bahwa sebuah kegiatan dianggap selesai meskipun tidak ada laporan kegiatan secara tertulis. Laporan kegiatan cukup secara lisan saja tidak perlu tertulis. Kita tidak usah bersusah payah  membuat laporan tertulis karena setiap laporan yang dibuat pada akhirnya akan tersimpan saja di arsip tanpa dievaluasi. Di samping itu, ini yang masih merupakan budaya buruk kita selama ini, Ketrampilan menulis lebih merupakan kelemahan kita untuk menuangkan buah pikiran kita ke dalam bentuk tulisan sehingga kita lebih terbiasa melaporkan secara lisan daripada tertulis. Namun, apakah anggapan kita yang demikian sudah benar ?

            Anggapan tersebut tentu saja tidak dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya, kalau bisa dianggap salah, karena laporan kegiatan lisan memiliki banyak kelemahan. Kelamahan-kelemahan tersebut di antaranya :

1.    mempunyai kadar keresmian yang rendah;

2.    tidak dapat dibuktikan sebagai suatu laporan;

3.    tidak mempunyai kekuatan hukum; dan

4.    sering menimbulkan kesalahpahaman.

Dengan kita melihat kelemahan-kelemahan di atas, mau tidak mau kita harus membuat laporan secara tertulis. Dengan laporan secara tertulis akan banyak manfaat yang kita peroleh, yaitu :

1.    mempunyai kadar keresmian yang lebih tinggi;

2.    merupakan bukti nyata dari suatu pelaporan;

3.    mempunyai kekuatan hukum yang lebih kuat; dan

4.    dapat mengurangi kesalah pahaman komunikasi.

Oleh karena itu, pembuatan laporan kegiatan secara tertulis sudah merupakan keharusan bagi setiap ketua Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), kalau para ketua BEM berkeinginan menjadi pemimpin yang baik, baik untuk saat ini maupun dimasa yang akan datang.

Bentuk Laporan Kegiatan

            Kalau kita inign membuat laporan kegiatan secara tertulis ada 4 (empat) macam bentuk laporan kegiatan yang dapat kita buat, yaitu :

1.    Laporan yang berbentuk formulir;

2.    Laporan yang berbentuk surat;

3.    Laporan yang berbentuk artikel; dan

4.    Laporan yang berbentuk buku.

Dari empat macam bentuk laporan kegiatan tersebut, tampaknya laporan yang berbentuk buku tidak perlu kita bicarakan karena bentuk laporan keempat lebih banyak digunakan di perguruan tinggi dalam bentuk penulisan skripsi, tesis, disertasi, dan hasil-hasil penelitian lainnya.

1.     Laporan yang Berbentuk Formulir

Dari tiga macam bentuk laporan kegiatan, laporan jenis ini merupakan pembuatan laporan yang paling mudah karena si pembuat laporan tinggal mengisi formulir yang telah disediakan (contoh formulir terlampir). Laporan bentuk ini biasanya digunakan dalam laporan bulanan yang digunakan untuk melaporkan kegiatan yang sedang berlangsung. Kalau kegiatan tersebut sudah selesai, laporan kegiatan disusun dalam bentuk buku (untukt ingkat BEM di perguruan tinggi sebaiknya cukup dengan laporan bentuk formulir saja meskipun kegiatan sudah selesai dilaksanakan).

2.    Laporan yang Berbentuk Surat

Untuk pembuatan laporan yang berbentuk surat ini kita harus memiliki ketrampilan dalam menulis surat. Sebagaimana layaknya kita menulis surat, dalam menulis surat kita hanya menyampaikan hal-hal yang dianggap perlu saja. Meskipun demikian masalah utama yang ingin dilaporkan hendaknya ditulis secara lengkap. Yang harus kita ketahui segala macam ketentuan yang berlaku dalam penulisan surat berlaku pula dalam penulisan laporan jenis ini. Agar uraian ini lebih jelas dapat kita lihat pada contoh terlampir.

3.    Laporan yang Berbentuk Artikel

Di antara tiga bentuk laporan yang kita bahas kali ini, tampaknya Laporan yang Berbentuk Artikel memerlukan sedkit kerutan dahi karena untuk pembuatan laporan ini si pembuat laporan harus memiliki pengetahuan tentang penulisan artikel. Memang, kalau diperhatikan isi laporan ini di satu sisi ada kemiripan dengan artikel yang biasa terdapat di surat kabar atau majalah, di sisi lain laporan bentuk ini juga memiliki kemiripan dengan malah atau kertas kerja. Karena itu, kita yang suatu saat mau tidak mau harus membuat laporan bentuk ini harus memahami pula cara-cara pembuatan makalah.  Jadi, dua hal harus dikuasai lebih dahulu, yaitu penguasaan membuat artikel dan makalah.

Meskipun laporan bentuk ini lebih sulit dibandingkan dengan bentuk-bentuk laporan yang terdahulu kita tidak usah putus asa kalau suatu saat kita dituntut untuk membuatnya. Untuk itu ada ada beberapa hal berikut yang perlu kita perhatikan pada saat membuat laporan yang berbentuk artikel.

a.    Latar Belakang

Pada waktu kita memulai membuat laporan, kita akan memulainya dengan membuat latar belakang. Latar belakang setidaknya memuat alasan-alasan kegiatan yang kita selenggarakan (alasan di sini bisa saja termasuk teknis dan bisa pula praktis) dan dukungan dana untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.  Sementara itu, yang dimasudkan dengan alasan teknis di sini antara lain, menyangkut relevansi antara perguruan tinggi (tempat kita aktif di lembaga tersebut) dan kegiatan yang akan diselenggarakan. Sedangkan alasan praktis antara lain menyangkut manfaat praktis dari penyelenggaraan kegiatan tersebut.

b.    Waktu Penyelenggaraan

Setelah kita mengungkapkan latar belakang kegiatan yang kita selenggarakan, kita harus menyampaikan pula waktu penyelenggaraan nya. Di sini kita sebutkan hari, tanggal, bulan, dan tahun penyelenggaraan kegiatan. Semua itu perlu disebutkan karena sangat berguna nantinya manakala laporan yang kita buat akan didokumentasikan.

c.  Tujuan

Yang dimaksud dengan tujuan di sini adalah tujuan yang ingin dicapai dengan penyelenggaraan kegiatan itu. Dalam hal ini kita terlebih dahulu harus memilah tujuan ini ke dalam dua bagian, yaitu tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Kita juga harus bisa membedakan keduanya agar kita bisa mengetahui pada saat kita membuat laporan apakah laporan yang kita buat tujuannya untuk pencapaian yang dilakukan secara bertahap / berjenjang ataukah tujuannya merupakan tujuan yang ingin dicapai dalam waktu yang relatif singkat (pendek).

d.    Hasil yang Diharapkan

Kegiatan yang kita selenggarakan setidaknya ada hal-hal yang kita harapkan dari kegiatan tersebut karena nantinya menyangkut manfaat praktis yang dapat diperoleh. Kalau kita menyelenggarakan pelatihan kepemimpinan paling tidak para pesertanya akan memiliki wawasan pengetahuan tentang kepemimpinan dan adanya peningkatan rasa ingin tahu di kalangan para peserta.

e.    Pelaksana dan Pelaksanaan Kegiatan

Kita tidak boleh lupa dalam pembuatan laporan ini untuk mengungkapkan nama-nama pihak yang terlibat di dalamnya yang lazim disebut sebagai susunan panitia. Sebutkan jabatan dan namanya karena merekalah yang bertanggung jawab lancar tidaknya kegiatan yang dilaksanakan. Di samping itu,  juga dicantumkan bentuk-bentuk kegiatannya, sistemnya, materinya, sarananya, dan prasarananya karena semua itu diharapkan akan dapat memberikan gambaran yang jelas tentang pelaksanaan kegiatan yang kita selenggarakan.

f.     Penutup

Bagian penutup lebih merupakan rangkuman dari seluruh materi yang disajikan dalam laporan. Untuk memperkuat pembuatan laporan bisa juga ditambah dengan saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan berikutnya. Yang perlu kita ingat bagian ini terutama berfungsi sebagai pernyataan bahwa laporan sudah selesai.

Sebagai pelengkap dalam pembuatan laporan yang berbentuk artikel ini tidak salahnya kalau dilengkapi pula dengan lampiran-lampiran. Lampiran-lampiran tersebut semata-mata untuk memperkuat informasi yang kita sajikan dalam laporan tersebut.

P e n u t u p

Demikianlah uraian singkat tentang pembuatan laporan kegiatan. Mudah-mudahan saja bahan tulisan yang kurang berpotensi ilmiah ini bermanfaat buat kita semua.